La gestion de projet est une discipline complexe qui exige une planification minutieuse pour garantir le succès. Au cœur et à la source de cette planification, se trouve le WBS, une méthodologie fondamentale pour la construction de plannings de projets.
Selon le PMBoK (Project Management Body of Knowledge), le WBS est défini comme un « découpage hiérarchique en livrables spécifiques des travaux à exécuter ». L’outil permet donc de décomposer visuellement un projet en unités gérables, ce qui simplifie la tâche pour toute l’équipe. Chaque niveau du WBS détaille les tâches jusqu’aux éléments concrets à réaliser.
La structure WBS : une architecture de la réussite et de la gestion des coûts
La création d’une structure WBS est une étape clé. Le chef de projet commence par identifier les grandes composantes du projet, qu’il divise ensuite en sous-ensembles jusqu’à obtenir des tâches concrètes assignables à des personnes spécifiques. Chacune de ces tâches représente l’unité de travail nécessaire pour accomplir la partie du projet correspondant.
Du point de vue des coûts, cette décomposition est généralement utilisée pour l’analyse du budget du projet : elle détermine donc également le niveau de finesse dans lequel l’organisation rentre pour le pilotage des dépenses. Affectées, aux départements spécifiques qui ont la responsabilité de les réaliser, les unités de travail correspondent aux briques élémentaires qui peuvent être traitées de façon autonome. Ces départements, également appelés centres de coûts, se voient attribuer un budget en fonction des tâches qui leur incombent. En alignant la structure WBS avec ces centres de coûts, l’entreprise acquiert une vue globale non seulement de l’avancement du projet, mais aussi de son impact financier.
Les multiples avantages d’une structure WBS
Le WBS offre bien plus qu’une simple représentation visuelle du travail à accomplir. Il comporte de nombreux avantages :
- La gestion du budget et de la planification
La répartition du budget parmi les niveaux supérieurs du WBS permet d’attribuer rapidement les ressources à chaque centre de coût. L’attribution des coûts et des estimations de temps à chaque sous-ensemble du WBS permet au chef de projet de définir la planification globale du projet et son budget.
Le suivi des sous-ensembles « à risque » permet de repérer les problèmes potentiels en matière d’organisation, de ressources ou de financement au fur à mesure de l’avancement du projet.
- Le suivi de l’avancement
En cas de retard d’une unité de travail ou d’un sous-livrable, le chef de projet peut consulter la structure WBS pour identifier les livrables de niveau supérieur susceptibles d’être affectés. L’utilisation des codes couleurs permet de signaler facilement le statut des sous-livrables, offrant une évaluation rapide de l’avancement du projet.
- La gestion des risques
La structure WBS peut également servir à identifier les risques du projet. Une branche mal définie dans le WBS peut révéler une faille dans la définition globale du projet. Le chef de projet peut recenser ces risques dans un rapport de projet et les suivre attentivement. L’intégration de la structure WBS avec l’organigramme de l’entreprise facilite l’identification des points de communication potentiels et la formulation d’un plan de communication à travers l’entreprise.
Les principes fondamentaux du WBS
Pour créer un WBS efficace, quelques règles principales doivent être respectées :
- Le niveau le plus élevé de la hiérarchie représente le livrable final, c’est-à-dire le projet en lui-même.
- Tous les éléments du WBS n’ont pas besoin du même nombre de niveaux.
- Chaque unité de travail doit définir l’effort, la durée et le coût des tâches à accomplir pour produire le sous-livrable correspondant.
- En principe, chaque unité de travail doit pouvoir être réalisée en moins de dix jours.
- Les unités de travail de la structure WBS doivent être indépendantes les unes des autres.
- Chaque unité de travail doit être unique, sans aucune duplication à d’autres endroits de la structure WBS.
La structure WBS est bien plus qu’un simple outil de gestion de projet. Elle incarne la clé de la planification, du suivi et de la gestion des risques, permettant aux équipes de projet de s’engager sur la voie de la réussite.
